EM Systems Oy tietosuojaseloste henkilötietojen käsittelystä

GDPR Tietosuoja-asetuksen 13 artiklan mukainen ulkoinen seloste (päivitetty  20.5.2023)

Yhteyshenkilö

Kari Lindgren
Puh. 0440 827 413
info @emsystems.fi

Rekisterinpitäjä

EM Systems Oy (y-tunnus 2425578-8)
https://www.emsystems.fi
Ruukinkatu 2
Old Mill Technology Center
20540 TURKU

Rekisterit

Asiakas- ja toimittajarekisteri
Työntekijärekisteri
Rekrytointijärjestelmä
Tapahtumarekisteri
Kyselylomaketiedot

Rekisterien käyttötarkoitus ja tietosisältö

Asiakasrekisterin  tarkoituksena on kerätä ja säilyttää tietoja asiakkuuden hoitamista, palvelujen tilaamista ja tuottamista, tiedotusta sekä laskutusta ja kirjanpitoa varten. Asiakasrekisteriä voidaan käyttää myös markkinointiviestinnässä. Asiakas voi kieltäytyä viestien vastaanottamisesta. Asiakasrekisteriin kerätään asiakkaan ja toimittajan sekä niiden yhteyshenkilöiden tietoja: nimi, y-tunnus, sähköpostiosoite, puhelinnumero, käyntiosoite, laskutusosoite, laskutukset ja maksusuoritukset.

Työntekijärekisterin tarkoituksena on ylläpitää työntekijän yhteys- ja palkkatietoja. Palkanlaskenta on ulkoistettu tilitoimistolle, jolle on annettu palkanlaskentaa varten tarvittavat tiedot. Työntekijärekisteriin kerätään nimi, sotu, kotiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite , verotus- ja pankkiyhteystiedot (palkanlaskentaa varten)

Rekrytointijärjestelmän tarkoituksena on kerätä rekrytoinnissa tarvittavia tietoja työnhakijalta. Työnhakija voi kieltää tietojensa säilyttämisen rekrytointiprosessin päätyttyä.  Rekrytointijärjestelmään  kerätään työnhakijoista seuraavat tiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä hakijan itsensä lähettämät, työnhakuun liittyvät tiedot ja tiedostot (esim. CV).

Tapahtumarekisteriin kerätään henkilöiden yhteystietoja ja osallistumisilmoituksia EM Systems Oy tai yhdessä  sen kumppanien kanssa järjestämiä tilaisuuksia varten. Osallistuja voi kieltää tietojensa säilyttämisen tapahtuman päätyttyä.    Tapahtumia varten osallistujista  kerätään  nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja työnantajayritys.

Kyselylomakkeita käytetään mm. EM Systems Oy tarjoamien palveluiden alkukartoituksen apuna kerättäessä tietoja asiakasyrityksen käyttämistä tekniikoista ja nykyjärjestelmistä. Kerättäviä henkilötietoja ovat nimi, puhelin, sähköpostiosoite ja työnantajayritys. Muut kerättävät tiedot koskevat vain yrityksen toimintaa, eikä henkilötietoja.

Tietolähteet

Tiedot kerätään EM Systems Oy:n omassa toiminnassa sekä asiakkaiden että työnhakijoiden ja työntekijöiden antamalla omalla ilmoituksella. Asiakastietoja voidaan kerätä markkinointitarkoituksiin myös muista käytettävissä olevista julkisista tai yksityisistä rekistereistä. Tietoja voidaan kerätä myös käyttämällä verkkosivuilla evästeitä tai muita vastaavia tekniikoita.

Tietojen suojaus

EM Systems Oy:n järjestelmissä ja verkkosivuilla tiedot liikkuvat suojattujen SSL-yhteyksien kautta. Asiakasrekisteri, työntekijärekisteri ja rekrytointitiedot säilytetään luottamuksellisina EM Systems Oy:n toiminnanohjausjärjestelmässä, joka sijaitsee palveluntarjoajan pilvipalvelussa EU-alueen sisällä. EM Systems Oy ja pilvipalvelun tarjoaja huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.
 

Tietojen tarkastus, korjaaminen ja kieltäminen

Rekisteriin merkityllä asiakkaalla on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa rekisteriin talletetut tietonsa sekä pyytää EM Systems Oy:tä korjaamaan virheelliset tiedot lähettämällä tietopyyntö kirjallisesti. Asiakas voi myös kieltää häntä itseään koskevien tietojen käytön suoramainonnassa ja markkinointi-viestinnässä. Mahdollinen tarkastuspyyntö, korjausvaatimus tai kieltopyyntö on lähetettävä kirjallisesti yrityksen tietosuojasta vastaavalle yhteyshenkilölle. 

Evästeet

Käytämme verkkosivuillamme evästeitä (cookie) kävijätietojen keräämiseen. Lisäksi sivuilla käytetään Google Analytics -palvelua, joka voi puolestaan käyttää omia evästeitään sivuilla palvelun tuottamiseen. Evästeet ovat tarpeellisia sivujen ja tarjottujen palveluiden asianmukaiselle toimimiselle. Evästeet lähetetään selaimellesi verkkosivulta ja tallennetaan tietokoneesi kovalevylle. Jos et hyväksy evästeitä, jotkin verkkosivujemme toiminnot voivat olla pois käytöstä. Myös sivuilla kävijöiden IP-osoitteet tallentuvat automaattisesti järjestelmien lokitietoihin. Lokitietoihin on pääsy vain yrityksen tietyillä henkilöillä.

Linkit muihin sivustoihin

EM Systems Oy:n ylläpitämillä sivuilla voi olla linkkejä ulkopuolisten tahojen ylläpitämille verkkosivuille (esim. Facebook, LinkedIn, Youtube). EM Systems Oy ei vastaa näiden ulkopuolisten sivujen turvallisuudesta, sisällöstä eikä kyseisillä sivuilla kerätyistä tiedoista. Näitä toimintoja koskevat ne rekisteriselosteet ja käyttöoikeudet joita kukin toiminto käyttää.

Muutokset tietoturvaselosteeseen

Tätä tietoturvaselostetta päivitetään aina tarpeen vaatiessa. Pyrimme pitämään tietoturvaselosteen ajan tasalla mahdollisimman hyvin.