Toiminnanohjausjärjestelmä yritykselle, miksi?

Jos yrityksellä ei vielä ole sähköisiä työkaluja käytössään ja tarvetta niille kuitenkin on, kannattaa miettiä kokonaisvaltaista vaihtoehtoa eli toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) käyttöönottoa. Tällaisen ratkaisun käyttöönotto on työläämpää ja vaatii enemmän alkusuunnittelua kuin jonkin yhden osa-alueen/toiminnon työkalu, mutta hyötynä kärsivällisyydestä on se, että järjestelmä voi kasvaa yrityksen mukana ja samalla työkalulla voidaan hoitaa useita eri osa-alueita, esim. myynti, ostot, varastonhallinta, projektinhallinta, henkilöstöhallinto ja tuotanto. Tällöin perustietojen syöttö (asiakkaat, yhteystiedot, tuotteet, hinnastot, projektit, työntekijät, yms) tehdään vain yhteen kertaan, jonka jälkeen tiedot ovat käytettävissä kaikissa eri toiminnoissa. Yleensä kaikkia toimintoja ei heti kerralla oteta käyttöön vaan  aloitetaan yrityksen tärkeimmistä/kriittisimmistä toiminnoista ja kokonaisuutta rakennetaan pala palalta laajemmaksi ottamalla uusia toimintoja käyttöön.

No, miksi kaikilla yrityksillä ei sitten ole pelkästään ERP-ratkaisua ja unohdetaan erilliset järjestelmät kokonaan?  Yksi syy tähän on varmaan se, että ”täydellistä” ERP:iäkään ei ole vielä olemassakaan. Yritysten tarpeet ovat erilaisia ja usein jokin rajatun toiminnon toteuttava ohjelma tarjoaa paremmat ominaisuudet kuin yksi ”jokapaikan höylä”. Eihän yhtä ideaalista autoakaan ole olemassa, vaan niitä on eri käyttötarkoituksiin. Toisaalta hyvin monissa yrityksissä (mitä suurempi yritys, sitä varmemmin) jonkinlainen ERP-ratkaisu on käytössä, koska yrityksen toimintaa ei yksinkertaisesti enää pysty hallitsemaan perinteisin menetelmin esim. kynällä ja paperilla. Valitettavan usein siitäkin käytetään vain pientä osaa ja tämän lisäksi isollakin yrityksellä voi olla käytössä joukko muitakin ohjelmistoja, johtuen hankintahistoriasta ja päätöksenteosta osastoittain. Tämäkään tilanne ei toki ole tavoiteltava.

Tutustumisen arvoisia avoimen lähdekoodin ERP -ratkaisuja ovat esim. Odoo ja JFire tai suomalainen PupeSoft. Edellämainituista itse suosimme ja autamme asiakkaitamme Odoo käytössä, johtuen sen laajasta käyttäjäkunnasta, aktiivisesta kehittäjäyhteisöstä ja erittäin laajasta moduulikirjastosta, jota muista ei löydy.

Kaikkien edellä mainittujen, yrityksen hallintaa tehostavien ohjelmistojen tärkein asia on kuitenkin se että niitä myös käytetään. Jos tietoja ei säännöllisesti päivitetä, niin vanhentuneella tai puutteellisella tiedolla ei yleensä ole paljoakaan arvoa. Päivittämiseen toki menee oma aikansa, mutta kun kirjaukset järjestelmään tehdään tunnollisesti samantien ja mahdollisuuksien mukaan jopa automaattisesti, niin pitkällä aikajänteellä yrityksen tiedonhallinta maksaa vaivan takaisin, kun kaikki tarpeellinen tieto on helposti ja nopeasti saatavilla. Kokonaisvaltainen tiedonhallinta lisää yrityksen kilpailukykyä markkinoilla kilpailun jatkuvasti kiihtyessä.